05 / 05 / 2014

Wat zijn jouw rechten en plichten als de inspecteur van de belastingen onaangekondigd voor de deur staat? Wij staan je bij met raad en daad.

Bel onmiddellijk je boekhouder.

Een fiscale controle mag enkel gebeuren als iemand aanwezig is die de onderneming fiscaal kan vertegenwoordigen zoals de zaakvoerder of boekhouder. Uw medewerkers kunnen de controleur verzoeken om op een later tijdstip terug te keren wanneer de bevoegde personen aanwezig zijn. In de meeste gevallen gaat de controle dan door bij ons op kantoor.

Welke documenten moet je voorleggen?

Alle documenten die nodig zijn om het bedrag van het belastbaar inkomen te bepalen: aankoop- en verkoopfacturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, offertes, beroepsmatig mail verkeer, details kasregister en dagontvangstenregister.

Deze documenten dienen bewaard te worden in uw kantoor, beroeps- of privélokaal tot het einde van het zevende jaar na de opmaak. Een factuur gemaakt op 22 mei 2014 moet je dus bewaren tot 31 december 2021.

Louter prive facturen en bedrijfsgeheimen vallen niet onder deze verplichting.

Wat mag de controleur niet doen?

Een controle doen zonder aanwezigheid van zaakvoerder of boekhouder
Toegang vragen tot uw privé lokalen en zeker niet tussen 21u en 5 u ’s morgens, tenzij met een toelating van de rechtbank.
Speciaal voor vrije beroepen geldt dat de controleurs geen recht op toegang hebben tot de beroepslokalen wanneer je een activiteit uitoefent in aanwezigheid van cliënten en patiënten
Vragen stellen die niet relevant zijn voor het bepalen van het belastbaar inkomen.
De controleur mag zijn macht niet afwenden, dit wil zeggen dat hij alleen uw belastingstoestand mag onderzoeken en niet die van uw klanten.

Wat mag de controleur wel doen?

Vragen om uw boekhouding mee te nemen voor verder nazicht op kantoor (uitgezonderd de boeken of stukken van het boekjaar dat nog niet is afgesloten)
Sommige computerbestanden: de controleur mag u vragen om bepaalde beroepsmatige gegevens voor hem te kopiëren.
De controleur mag zelf kasten openen en inkijken als hij dat wil.
Uw personeel ondervragen alsook inlichtingen inwinnen bij derden.
Bankgegevens opvragen bij de bank als er aanwijzingen zijn van belastingontduiking, of als de administratie een taxatie op basis van tekenen en indiciën plant, of als er een vraag gesteld wordt door een buitenlandse fiscale administratie.

Conclusie:

Werk mee met het onderzoek en breng ons onmiddellijk op de hoogte.

Gepost in: Belastingen

Hoe pak je slechte betalers aan?

14 / 03 / 2014

De nieuwe wet van 10 december 2013 laat je toe om slechte betalers strenger aan te pakken.

Wat zegt de wet?

Voortaan mag je aan klanten die handelaar zijn 9 % aanrekenen vanaf 31 dagen na de factuurdatum, waar dat voordien 8% was. Bovendien mag je de factuur verhogen met een bedrag van 40 € ter compensatie van de moeite en kosten van betalingsherinneringen.

30 Dagen standaard betalingstermijn

De wettelijke termijn is nu vastgelegd op 30 dagen. Je mag enkel een kortere termijn nemen als je dat vooraf zo met je klant afspreekt en je klant op de hoogte is van je verkoopsvoorwaarden.

Mag ik meer dan 9% interest rekenen?

Dat kan in principe want die 9% is alleen van toepassing indien er in de verkoopsvoorwaarden geen interest is vastgelegd. Opgelet: Reken geen te hoge interesten aan want de rechtbank kan die verwerpen.
Tip : vermeld ook in uw verkoopsvoorwaarden dat de interesten van rechtswege zijn verschuldigd.

Mag ik meer dan 40 € boete vragen?

Je kan eveneens best in de verkoopsvoorwaarden voorzien dat “indien de factuur op de vervaldag onbetaald blijft van rechtswege en zonder ingebrekestelling het saldo verhoogd wordt met 10% met een minimum van 40 €”. Bij facturen hoger dan 400 € speelt deze toegelaten afwijking in uw voordeel.

Is deze nieuwe wet ook van toepassing op particulieren?

Neen, alleen op handelaars. Voor particulieren moet je kunnen aantonen dat ze op voorhand op de hoogte waren van de verkoopsvoorwaarden en de klant ze ook aanvaard heeft.

Gepost in: Factureren

15 Tips om te besparen op je boekhoudkosten

10 / 02 / 2014

Je kan heel wat besparen door je documenten goed voor te bereiden voor je ze naar ons doorstuurt. Als we minder werk hebben met de verwerking, moeten we je ook minder uren factureren. Lees onze tips en volg ze waar je kan.

AANKOPEN & KOSTEN

1. Organiseer & Groepeer

Klasseer alles volgens datum in een ringmap, meest recente bovenaan. Vermeld de datum en wijze van betaling (cash of bank) en duid eventueel datum en factuurnummer aan met een markeerstift. Plaats kosten van dezelfde aard op 1 blad en noteer alle bedragen (restaurant bonnetjes, parkeer tickets, …)

2. Handelsgoed of investering?

Maak ons duidelijk of een aankoop een handelsgoed is of een investering: markeer je factuur met HG of INV.

3. Probleem met een factuur?

Staat een factuur ter discussie met je leverancier, vermeld dan duidelijk of ze gedeeltelijk of niet betaald is.

4. Niet betaalde facturen

Geef ook je niet betaalde facturen mee om te boeken bij je BTW aangifte, anders betaal je teveel BTW en is je tussentijdse balans niet correct.

VERKOPEN & DAGONTVANGSTEN

5. Wees stipt & organiseer

Factureer tijdig en regelmatig zodat jouw tussentijdse balans en resultaat correct zijn. Klasseer alles volgens datum in een ringmap, meest recente bovenaan. Zorg ervoor dat de nummers van al je facturen zonder onderbreking doorlopen. Bij een fiscale controle komt anders de bewijskracht van je boekhouding in gevaar.

6. Maak twee facturen

Stuur één factuur naar je klant en maak één duplicaat voor ons. Noteer tevens de datum van betaling op de factuur. Bij gedeeltelijke betaling vermeld je het reeds betaalde bedrag.

7. Correcties

Indien een klant een correctie vraagt op een factuur maak dan steeds een verbeterd stuk, of een kredietnota op gevolgd door een nieuwe factuur. Zeg nooit tegen je klant dat hij de factuur zelf mag vernietigen om misbruik tegen te gaan.

BANKAFSCHRIFTEN & KASBOEKEN

8. Echte Bankafschriften

Zorg voor echte uittreksels van de bank met een begin- en eindsaldo, en een afschrift nummer. (Dus geen Excel lijsten).

9. Factuurreferentie

Vermeld bij het overschrijven duidelijk de referentie en/of factuur nummer van je leverancier.

10. Gedeeltelijke betaling

Indien je maar een deel van een factuur betaalt (omdat er bv. slechts gedeeltelijk geleverd is) vermeld dit duidelijk in je overschrijving. Zo sta je juridisch sterker, en weten wij ook wat er nog niet betaald is. Indien je een korting voor contant aftrekt vermeld dit ook duidelijk.

11. Correct Kasboek

Registreer stortingen van en aan de bank en al je ontvangsten dagelijks en correct in je kasboek. Zorg dat het kasboek klopt met de realiteit.

COMMUNICATIE MET ONS KANTOOR

12. Tussentijdse balansen opvolgen

Volg onze opmerkingen en vragen bij tussentijdse balansen goed op.

13. Praat met je dossierbeheerder

Laat onduidelijkheden niet aanslepen, maak geregeld een afspraak met je dossierbeheerder en stel hem al je vragen.

BETALEN & LENEN

14. Betaal tijdig

Tijdig betalen zorgt automatisch voor minder werkuren omdat er minder openstaande facturen, klanten en leveranciers na te zien zijn. Dossiers met heel veel openstaande schulden, deurwaarders en procedures vergen meer werk.

15. Vermijd leningen

Dossiers met veel kredieten zijn uiteraard meer werk voor ons, zekers als we voor je vennootschap ook je bankafschriften verwerken. Gebruik je eigen reserves waar mogelijk, maar overleg uiteraard eerst met ons.

Gepost in: Besparen

« Vorige pagina